En la actualidad, cada vez más empresas son conscientes que para poder competir en un mercado agresivo y extremadamente competitivo, cuyo objetivo principal es la máxima rentabilidad, es de vital importancia optimizar todas aquellas tareas que se puedan realizar digitalmente, como
el procesamiento digital de facturas.
Mediante el siguiente análisis comprobaremos cómo funciona el sistema IWA, cuáles son las características más importantes, las fases del proceso y cuáles son las ventajas de uso, en comparación con el procesamiento manual de facturas.
Análisis del sistema IWA
- ¿Qué es IWA?
El sistema IWA (Invoice Web Access) posibilita la automatización de todo el proceso de facturación, desde la fase de compra hasta el pago, con la consiguiente reducción de tareas manuales y de poco valor añadido, la optimización del control de facturas y la transparencia de las transacciones, con la posibilidad de adecuarlo a las necesidades del cliente. Estas gestiones se realizan a través de una asesoría contable y tributaria, adaptando el sistema de facturación a la legislación fiscal y tributaria según el país en el que se encuentre la empresa.
- Características principales:
- Acceso vía Internet, a cualquier hora y lugar.
- Fases adaptables a las necesidades del cliente.
- Adaptabilidad para los distintos usuarios: asignador, aprobador o visualizador.
- Seguimiento completo del estatus de cada factura: Quién, cómo y cuándo.
- Tecnología workflow: desde la recepción/emisión de cada factura hasta el cobro/pago.
- Base de datos histórica: incluye filtros y algunas herramientas de búsqueda.
- Seguridad y simplicidad: sistema SSL, acceso por keyfile, muy fácil de usar.
- Integración con otros sistemas: transmisión de datos por ERP.
- ¿Cuáles son las fases del proceso y en qué se caracterizan?
- Escaneo: se tramita la captura, ordenación, clasificación e indexación de la factura, hasta su precontabilización.
- Asignación: fase opcional que se realiza en aquellas empresas que disponen de distintos aprobadores de facturas, según la situación o naturaleza de la misma.
- Aprobación: es el proceso en el cual el aprobador da el visto bueno a la factura.
- Contabilización: es el registro final de la factura en el sistema contable de la empresa.
- Pago/Cobro: fase final del proceso en la que se hace el pago/cobro.
- ¿Cuáles son las ventajas de usar el sistema IWA?
- Gestiones de facturación rápidas y eficientes.
- Mayor productividad laboral, se minimiza el tiempo de gestión de las facturas.
- Posibilidad de acceso a la factura en cualquier momento y lugar.
- Tienen validez legal y efectos tributarios, según la legislación específica de cada país.
- Reducción en gastos de correo y papel.
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